Tips y herramientas para mejorar la productividad de equipos de trabajo remotos

El trabajo remoto es una modalidad que permite a los miembros de un equipo trabajar desde cualquier lugar. Aunque “trabajo remoto”, “teletrabajo”, “equipos virtuales”, “equipos remotos” por mencionar algunas comunes, son frases tendencia en los últimos meses, esta forma de trabajo tiene ya mucho tiempo entre nosotros. Con el crecimiento exponencial de la tecnología y surgimiento de miles de startups en el mundo, la necesidad de crear equipos de alto rendimiento ha llevado a traspasar las fronteras en la búsqueda de talento y hoy no es extraño ver empresas que tienen equipos multiculturales y distribuidos en todo el planeta.

Sin embargo para muchos, trabajar de forma remota con sus equipos es un desafío nuevo que están enfrentando y aprendiendo a manejar en la marcha, dadas las circunstancias que interrumpieron nuestra rutina diaria hace un par de meses.

En efecto el reto es grande y trae consigo algunas desventajas como lo menciona un estudio de la revista Harvard Business Review, cuando la distancia virtual es alta puede provocar efectos no deseados como los siguientes:

  • Los comportamientos innovadores caen en más del 90%
  • La confianza disminuye en más del 80%
  • Los comportamientos cooperativos y de ayuda disminuyen en más del 80%
  • La claridad del rol y el objetivo disminuyen en un 75%
  • El éxito del proyecto cae en más del 50%
  • El compromiso organizacional y la satisfacción disminuyen en más del 50%

Si te sientes identificado con estas estadísticas, quiero compartirte algunos desafíos y consejos para enfrentarlos que nos han ayudado a nosotros como equipo y que seguramente te pueden ayudar a ti también a mejorar la productividad de tu equipo.

 

Autonomía y confianza:

Un equipo remoto indispensablemente requiere que sus miembros sean autónomos y responsables de alcanzar los resultados esperados, que puedan tener la libertad de tomar decisiones acertadas en los momentos que se requiere. Ahora bien para lograr la autonomía se debe trabajar antes en la confianza de cada miembro y la confianza de ellos en el equipo, lograr que todos tengan la certeza de que cada uno sabe lo que tiene que hacer y es capaz de hacerlo.

Te comparto algunos consejos para fomentar la autonomía y la confianza:

  • Habla con el ejemplo, demuestra que confías en tu equipo
  • Agradece los errores y aprende de ellos
  • Empodera a tu equipo
  • Fomenta el feedback o mejor el feedforward
  • Cultiva la empatía en el equipo

En estos tiempos de trabajo virtual algunas herramientas que puedes utilizar para dar retroalimentación en lugar del chat y correo son: reuniones cortas mediante Google Meet, Zoom o también puedes grabar un video corto utilizando Loom o Vidyard.

 

Gestión del conocimiento y transparencia

Para fomentar la autonomía de tu equipo también es necesario que todos trabajen con total transparencia, es posible que cuando trabajabas de forma presencial la información fluía más fácil porque podías moverte al escritorio u oficina de tu compañero y obtener lo que necesitabas saber, ahora las cosas cambian y si el conocimiento estaba solo en las cabezas del equipo definitivamente estamos en problemas. Para mitigar esto te recomendamos:

  • Crea tu base de conocimientos
  • Establece una estrategia para gestionar y centralizar el conocimiento de la empresa, que permita facilitar la captura, almacenamiento, acceso y compartir la información fácilmente.
  • Obsesionate con la documentación, documenta todo y compartelo con las partes interesadas.
  • Cuando un compañero te pregunte algo contesta dirígelo a un artículo en la base de conocimientos de la empresa y si no existe créalo.
  • Escribe memorias de tus reuniones.

Para llevar a cabo estos consejos te recomiendo algunas herramientas que te pueden ser útiles, algunas de ellas las utilizamos con el equipo:

  • Base de conocimientos: Para crear tu base de conocimientos puedes utilizar Confluence, Google Drive, Notion o incluso la sección de Soluciones de ManageEngine ServiceDesk Plus.
  • Memorias de reuniones: Para tomar notas de tus reuniones y compartirlas con los participantes puedes utilizar Hugo, Google Keep y usar la funcionalidad de transcripciones de Zoom.

 

Orientación a Resultados

La productividad no se mide por la cantidad de horas que estamos ocupados en la computadora o por la cantidad de tareas que hacemos durante el día, ser productivo es organizar nuestras actividades del día con objetivos en mente a los que habremos contribuido al finalizar nuestra jornada, esto implica que debemos priorizar, enfocarnos en lo verdaderamente importante, agendar nuestro día enfocados en los resultados que queremos alcanzar, alinear nuestras actividades a los objetivos de la empresa para contribuir a su realización.

Algunos consejos que puedes seguir para lograr esto son:

  • Establece criterios de priorización de tareas, primero lo importante
  • Agenda tus actividades del día en un calendario
  • Utiliza herramientas que te ayuden a hacer uso más efectivo de tu tiempo
  • Trabaja con base en OKR (Objetivos y resultados clave)

Para aplicar estos consejos te recomiendo las siguientes herramientas que nuestro equipo ha utilizado:

 

Comunicación:

Uno de los desafíos principales que enfrentan los equipos de trabajo siempre ha sido la comunicación, este reto se ha intensificado ahora que trabajamos de forma remota. La comunicación efectiva es clave para que todo fluya en la empresa y podamos encontrar soluciones más rápido. Contar con un sistema de comunicación efectivo no es algo tan sencillo, pero puede lograrse con el compromiso y esfuerzo de todos los miembros, con los canales adecuados para comunicación asíncrona y en tiempo real y con algunos lineamientos de acuerdo a la cultura de tu empresa.

Aquí algunos consejos que pueden serte útiles:

  • Se lo más claro, visual y específico posible al transmitir tus mensajes.
  • Consensúa plazos con tu equipo.
  • Realiza reuniones con propósito, es sabido que la “reunionitis” es uno de los peores enemigos de la productividad, sin embargo, algunas son necesarias. Establece reuniones con tu equipo que te permitan saber su estado, sus progresos, sus dificultades y dependencias. Hay muchos tipos de reuniones, pero pueden serte útiles algunas de las siguientes:
    • Stand Up, una reunión diaria de 15-30 minutos para ponerse al día y organizarse.
    • Reunión de Review (Quincenal) para revisar los avances y resultados de un período o Sprint de trabajo.
    • Reuniones de planificación, para organizar prioridades de trabajo del siguiente período o Sprint.
    • Huddle Semanales, puedes hacerlos al inicio de la semana para saber como se encuentra tu equipo, su motivación y ánimos, no es una reunión de trabajo.
    • Reuniones de Feedback, pueden ser sobre un proyecto, un tema específico, OKR, etc. Asegúrate de reconocer lo que se está haciendo, dar tu feedback sobre lo que se puede mejorar o sobre cuales son tus expectativas, finalmente definir en conjunto planes de acción para continuar.
  • Crea hilos o salas de comunicación por canales de mensajería instantánea, para diferentes equipos o propósitos, así actualizas solo a los interesados y evitas que se pierda información importante.
  • Utiliza diferentes canales de comunicación: teléfono móvil, planta telefónica, chat, correo electrónico, reuniones en tiempo real, videos y otros.
  • Establece prioridades entre los canales de comunicación que utilizas, por ejemplo, si lo que necesitas es urgente utiliza llamadas, si puede esperar un poco, utiliza el chat, así puedes definir prioridades para cada canal.
  • Comparte regularmente actualizaciones de tus tareas y proyectos para mantener la alineación y mejorar la colaboración entre los diferentes equipos.
  • Cultiva la empatía en el equipo para que la comunicación fluya.

Algunos de estos consejos puedes aplicarlos utilizando estas aplicaciones:

Comunicación en tiempo real: Zoom, Google Meet, Cisco Webex, 3CX.

Comunicación asíncrona: Google Chat, Slack, Twist, Gmail, Loom, Vidyard.

 

Colaboración:

Se dice que el trabajo en equipo es la suma de las habilidades, experiencias y también de la actitud de los miembros de un equipo, con objetivos comunes. Ya hablamos de que la comunicación es indispensable para el éxito de un equipo de trabajo, ahora entra en juego la colaboración, y es que, para que un equipo logre los resultados deseados es necesario que colaboren, sumen ideas y esfuerzos para lograr un fin común.

Cuando trabajamos de forma remota, esto también conlleva un desafío puesto que ya no podemos sentarnos en torno a una mesa a intercambiar ideas o junto a una pizarra a garabatear soluciones. Pero esto también podemos lograrlo trabajamos de forma remota existen muchas soluciones que permiten colaborar y obtener resultados en minutos.

¿Requieres elaborar documentos en conjunto con otras personas? Usa la Suite de Google y todas sus herramientas: Drive, Docs, Slides, Sheets, Keep.

¿Estás documentando algún proceso, manual, lineamiento u otro conocimiento junto a tu equipo? Colabora en Confluence y Notion.

Necesitas una pizarra para hacer lluvias de ideas, planificar, hacer diagramas y desatar la creatividad de tu equipo? Colabora con tu equipo en Miro o Mural.

 

Tareas y Proyectos

Ejecutar proyectos con equipos que trabajan de forma asíncrona es otro de los desafíos que enfrentan las organizaciones, para gestionar y alinear a todos los miembros de un proyecto es necesario que cuentes con una solución de gestión de proyectos o tareas que te permita optimizar la asignación de todas las tareas y a la vez te de visibilidad del progreso, capacidad del equipo, riesgos y dependencias de todos los proyectos en un solo lugar.

Para gestionar tareas y proyectos te recomendamos algunas soluciones como: Zoho Projects, Zoho Sprints, Jira, Asana y Trello.

 

Conclusión

Hasta aquí hemos hablado un poco de algunos de los desafíos que los equipos de trabajo están enfrentando al empezar a trabajar en la modalidad virtual, y te he compartido algunos tips y herramientas que puedes aplicar para mejorar la productividad de tu equipo, seguramente tu tienes otros consejos y conoces otras herramientas que te han sido útiles. Déjanos saber. 

Recuerda que las herramientas no son suficientes para elevar la productividad,  es muy importante la mentalidad y agilidad con enfrentas el día a día, sin olvidar que lo más importante que tienes es tu equipo y la conexión que hay entre todos sus miembros, cultiva una cultura organizacional sana.

¿Quieres más información sobre cómo podemos ayudarte con estos temas?

Escríbenos a mercadeo@agrega.hn

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